Taskmanagement mit OmniFocus.

Ich war lange Zeit auf der Suche nach einem möglichst einfachen – trotzdem komplexen – System für eine ToDo Liste. Meine Anforderungen waren auch nicht gering. Ich muss das System sowohl in der Firma, als auch zu Hause und Unterwegs nutzen können. Zudem habe ich beruflich viele kleinere und größere Projekte jeden Tag im Auge zu behalten, so dass die Nutzung einfacher ToDo Listen nicht in Frage kam.

Die Omnigroup, in der Mac Szene bekannt durch Programme wie OmniGraffle, hat seit einiger Zeit OmniFocus im Angebot. OmniFocus ist ein äusserst komplexes ToDo Listen Programm und basiert auf dem GTD („Getting Things Done“) Prinzip von David Allen. Aus Platzgründen kann ich auf GTD hier nicht wirklich eingehen, doch kann ich die Lektüre des gleichnamigen Buches, bzw. die deutsche Übersetzung „Wie ich Dinge geregelt kriege“, sehr empfehlen.

An Funktionen lässt OmniFocus kaum Wünsche offen. Es gibt einen Posteingang, wo erstmals alle Aufgaben erfasst werden. Inkl. Wiederholungen, Start und Enddaten. Mit einer Verschlagwortung (hier Kontexte genannt), können diese dann z.B. Personen oder auch Orten zugewiesen werden. Danach können die Aufgaben in Projekte und Unterprojekte sortiert werden.

OmniFocus auf dem Mac
Vor rund 3 Jahren kam OmniFocus für Mac OS X auf den Markt und die Begeisterung war bei mir, wie bei vielen anderen auch, groß. Doch es hat einige Zeit gedauert bis ich wirklich mit OmniFocus zurecht kam. Sehr komfortabel ist das Erfassen von neuen Aufgaben aus der Mail App. Hier markiert man einfach die entsprechende Mail, drückt eine vorher festzulegende Tastenkombination, und hat über eine Schnelleingabe eine Aufgabe erstellt, die als Anhang die Mail enthält. So behält man wunderbar den Überblick über die Aufgaben, ohne lange nach den Nachrichten suchen zu müssen. Das Interface wurde in den Jahren zwar verbessert, trotzdem sollte sich OmniFocus einmal an eine Generalüberholung machen und sich dabei ein Beispiel am Interface der iPad Version und von Things (einem Konkurrenzprogramm) nehmen. Der Preis der Mac OS X Version ist mit $80 der wohl größte Kritikpunkt.

OmniFocus auf dem iPhone
OmniFocus auf dem iPhone erschien 2008 und konnte über WEBDAV und MobileMe wunderbar die Datenbank der großen Version auf dem Mac benutzen. Die Bedienung ist dabei dem iPhone sehr gut angepasst und bietet unterwegs einen guten Zugriff auf alle Aufgaben und Projekte. Zusammen mit der iPhone Version konnten Aufgaben auch bestimmten Orten zugewiesen werden. So gibt es andere Aufgaben zu Hause, als in der Firma.

OmniFocus auf dem iPad
Die neuste Version vom OmniFocus ist am 30.7.2010 erschienen und bringt die ToDo Liste auf das iPad. Anders als andere Anbieter hat die Omnigroup die App nicht sofort herausgebracht, sondern sich die Zeit genommen um keine einfache Kopie der iPhone Version zu erstellen, sondern das komplette Interface erneuert und die alle Funktionen der Mac Version integriert. Das Interface ist dabei extrem gut gelungen und wird hoffentlich die Referenz für die nächste Mac Version. Für mich die beste Funktion ist die sogenannte Forecast. Hier bekommt man einen Überblick über alle Projekte der nächsten 7 Tage. Wer viel unterwegs ist könnte sogar alleine mit der iPad Version von OmniFocus extrem glücklich sein. Aktuell gibt es auf dem iPad nur eine englische Version, vermutlich werden die Übersetzungen mit einem späteren Update nachgereicht.

OmniFocus und die Synchronisation
Eines der wichtigsten Features von OmniFocus ist die Möglichkeit die gleiche ToDo Liste auf dem iPhone, dem Mac und dem iPad zu nutzen. Dafür bietet es diverse Möglichkeiten. Am einfachsten geht das über einen MobileMe Account, oder auch ein entsprechendes WebDAV Verzeichnis. In der Betaphase befindet sich zudem ein eigener Sync Server. Ich nutze seit langem die Synchronisation über MobileMe und hatte damit noch nie ein Problem gehabt. Für alle diese Möglichkeiten müssen die Geräte übrigens nicht im gleichen lokalen Netzwerk sein. Die Synchronisation findet hierbei über das Internet statt.

Fazit
Den Umgang mit OmniFocus lernt man nicht an einem Tag, dafür ist das System zu komplex. Und auch der Preis von $80 für das Mac Programm, $40 für die iPad Version und $20 für das iPhone ist auch alles andere als ein Schnäppchen. Wenn man sich jedoch erst einmal an das System gewöhnt hat, möchte man es nicht mehr missen. Doch wie jedes Programm, ist auch OmniFcous noch verbesserungswürdig. So ist das interface der Mac Version etwas umständlich – vor allem wenn man das hervorragende Interface der iPad Version sieht. Ebenso fehlt die Möglichkeit Aufgaben an einen Kollegen zu delegieren, so dass er diese am besten gleich in seinem OmniFocus importieren kann und man automatisch über den Fortschritt informiert wird.

Auf der Webseite von OmniFocus kann man sich einige englische Videos anschauen, darunter zwei sehr empfehlenswerte ScreenCasts von Don MacAllister.

Für Leute, die nur an einem Computer arbeiten kann ich ansonsten auch das einfache und auf dem Mac grafisch schönere Programm Things empfehlen. Leider fehlt hier seit Jahren ein vernünftiges Syncing, so dass Things für mich bisher nie eine Alternative war.