Taskmanagement mit OmniFocus.

by Steffen Zörnig
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OmniFocus

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Ich war lange Zeit auf der Suche nach einem möglichst einfachen – trotzdem komplexen – System für eine ToDo Liste. Meine Anforderungen waren auch nicht gering. Ich muss das System sowohl in der Firma, als auch zu Hause und Unterwegs nutzen können. Zudem habe ich beruflich viele kleinere und größere Projekte jeden Tag im Auge zu behalten, so dass die Nutzung einfacher ToDo Listen nicht in Frage kam.

Die Omnigroup, in der Mac Szene bekannt durch Programme wie OmniGraffle, hat seit einiger Zeit OmniFocus im Angebot. OmniFocus ist ein äusserst komplexes ToDo Listen Programm und basiert auf dem GTD („Getting Things Done“) Prinzip von David Allen. Aus Platzgründen kann ich auf GTD hier nicht wirklich eingehen, doch kann ich die Lektüre des gleichnamigen Buches, bzw. die deutsche Übersetzung „Wie ich Dinge geregelt kriege“, sehr empfehlen.

An Funktionen lässt OmniFocus kaum Wünsche offen. Es gibt einen Posteingang, wo erstmals alle Aufgaben erfasst werden. Inkl. Wiederholungen, Start und Enddaten. Mit einer Verschlagwortung (hier Kontexte genannt), können diese dann z.B. Personen oder auch Orten zugewiesen werden. Danach können die Aufgaben in Projekte und Unterprojekte sortiert werden.

Omnifocus auf dem Mac
OmniFocus auf dem Mac
Vor rund 3 Jahren kam OmniFocus für Mac OS X auf den Markt und die Begeisterung war bei mir, wie bei vielen anderen auch, groß. Doch es hat einige Zeit gedauert bis ich wirklich mit OmniFocus zurecht kam. Sehr komfortabel ist das Erfassen von neuen Aufgaben aus der Mail App. Hier markiert man einfach die entsprechende Mail, drückt eine vorher festzulegende Tastenkombination, und hat über eine Schnelleingabe eine Aufgabe erstellt, die als Anhang die Mail enthält. So behält man wunderbar den Überblick über die Aufgaben, ohne lange nach den Nachrichten suchen zu müssen. Das Interface wurde in den Jahren zwar verbessert, trotzdem sollte sich OmniFocus einmal an eine Generalüberholung machen und sich dabei ein Beispiel am Interface der iPad Version und von Things (einem Konkurrenzprogramm) nehmen. Der Preis der Mac OS X Version ist mit $80 der wohl größte Kritikpunkt.

OmniFocus auf dem iPhone
OmniFocus auf dem iPhone
OmniFocus auf dem iPhone erschien 2008 und konnte über WEBDAV und MobileMe wunderbar die Datenbank der großen Version auf dem Mac benutzen. Die Bedienung ist dabei dem iPhone sehr gut angepasst und bietet unterwegs einen guten Zugriff auf alle Aufgaben und Projekte. Zusammen mit der iPhone Version konnten Aufgaben auch bestimmten Orten zugewiesen werden. So gibt es andere Aufgaben zu Hause, als in der Firma.

OmniFocus auf dem iPad
OmniFocus auf dem iPad
Die neuste Version vom OmniFocus ist am 30.7.2010 erschienen und bringt die ToDo Liste auf das iPad. Anders als andere Anbieter hat die Omnigroup die App nicht sofort herausgebracht, sondern sich die Zeit genommen um keine einfache Kopie der iPhone Version zu erstellen, sondern das komplette Interface erneuert und die alle Funktionen der Mac Version integriert. Das Interface ist dabei extrem gut gelungen und wird hoffentlich die Referenz für die nächste Mac Version. Für mich die beste Funktion ist die sogenannte Forecast. Hier bekommt man einen Überblick über alle Projekte der nächsten 7 Tage. Wer viel unterwegs ist könnte sogar alleine mit der iPad Version von OmniFocus extrem glücklich sein. Aktuell gibt es auf dem iPad nur eine englische Version, vermutlich werden die Übersetzungen mit einem späteren Update nachgereicht.

OmniFocus und die Synchronisation
Eines der wichtigsten Features von OmniFocus ist die Möglichkeit die gleiche ToDo Liste auf dem iPhone, dem Mac und dem iPad zu nutzen. Dafür bietet es diverse Möglichkeiten. Am einfachsten geht das über einen MobileMe Account, oder auch ein entsprechendes WebDAV Verzeichnis. In der Betaphase befindet sich zudem ein eigener Sync Server. Ich nutze seit langem die Synchronisation über MobileMe und hatte damit noch nie ein Problem gehabt. Für alle diese Möglichkeiten müssen die Geräte übrigens nicht im gleichen lokalen Netzwerk sein. Die Synchronisation findet hierbei über das Internet statt.

Fazit
Den Umgang mit OmniFocus lernt man nicht an einem Tag, dafür ist das System zu komplex. Und auch der Preis von $80 für das Mac Programm, $40 für die iPad Version und $20 für das iPhone ist auch alles andere als ein Schnäppchen. Wenn man sich jedoch erst einmal an das System gewöhnt hat, möchte man es nicht mehr missen. Doch wie jedes Programm, ist auch OmniFcous noch verbesserungswürdig. So ist das interface der Mac Version etwas umständlich – vor allem wenn man das hervorragende Interface der iPad Version sieht. Ebenso fehlt die Möglichkeit Aufgaben an einen Kollegen zu delegieren, so dass er diese am besten gleich in seinem OmniFocus importieren kann und man automatisch über den Fortschritt informiert wird.

Auf der Webseite von OmniFocus kann man sich einige englische Videos anschauen, darunter zwei sehr empfehlenswerte ScreenCasts von Don MacAllister.

Für Leute, die nur an einem Computer arbeiten kann ich ansonsten auch das einfache und auf dem Mac grafisch schönere Programm Things empfehlen. Leider fehlt hier seit Jahren ein vernünftiges Syncing, so dass Things für mich bisher nie eine Alternative war.

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Andreas 6. August 2010 - 17:46

Ich überlege gerade von Things auf Omnifocus umzusteigen – mit Mac, iPhone und iPad.

In der Beschreibung steht etwas von einen Datensafe. Verschlüsselt OF die Daten? Meine Datendatei von Things kann ich ja immer öffnen.

Funktioniert die Push Benachrichtigung auf dem iPad einwandfrei?

Steffen Zörnig 6. August 2010 - 17:59

Lokales Push, also das erinnern an Todos die beim letzten Aufruf in der Datenbank waren, setzt IOS 4 voraus. So kann das aktuell auf dem iPad mit IOS 3.2 nicht funktionieren. Auf dem iPhone 3GS und iPhone 4 ist das wohl aber eingebaut. Da ich leider nur ein iPhone 3G habe und seit 7 Wochen auf mein iPhone 4 von der Telekom warte – kann ich zum iPhone Push auch leider nichts sagen.

Die Omnifocus Bibliothek ist bei mir zumindest nicht verschlüsselt. Ich kann da zumindest meine ToDos in der Dateistruktur lesbar finden. Und eine Option zur Verschlüsselung habe ich auch nicht in den Einstellungen gefunden.

Hoffe das hilft Dir.

Andreas 7. August 2010 - 08:33

Danke für die Antwort. Ich hatte gehört, dass man die Benachrichtigungen über den Kalender steuern kann. Ich habe aber in der Testversion für den Desktop bisher die Aufgaben auch nur in iCalc eintragen können, aber ohne das die eine automatische Erinnerung bekommen.

Bei deutschen Anbieter ist dieser Hinweis bei den Features drin:

Sie müssen sich darauf verlassen können, dass die Daten, die Sie Ihrem Aufgabenmanagement-System anvertrauen, sicher und immer zugreifbar aufbewahrt werden. Dafür sorgt die speziell zu diesem Zweck entwickelte Datensicherheitstechnologie, die sowohl sehr schnell aus auch zuverlässig funktioniert.

Steffen Zörnig 7. August 2010 - 12:03

Ja, über iCal Termine könnte man da sicherlich auch auf OmniFocus für dem iPad Erinnerungen hinbekommen. Jedoch möchte ich keinen weiteren Kalender mit meinen ToDos haben. Aber iOS 4.0 kommt ja schon im Herbst und dann wird das sicherlich auch OmniFocus direkt unterstützten.

Die Daten sind bei OmniFocus nicht verschlüsselt, so dass theoretisch wohl auch von einem anderen Anbieter (Things,..) einen Import der Daten machen könnte. Das die zumeist nicht alle Funktionen unterstützten würde dann aber irgendwie sicherlich zu einem Verlust an Daten bzw. Funktionen führen. Wenn die z.B. keine Projekte unterstützten, können die halt auch keine Projekte importieren.

Zur Datensicherheit: Zusätzlich werden auch automatisch in regelmäßigen permanent Backups gemacht, so dass man einfach zu einem alten Stand zurückkehren kann, wenn mal irgendwas schief läuft. Seit ich OmniFocus nutze, habe ich aber noch nie ein Problem mit der Datenbank gehabt.

Stefan Laufmann 9. November 2010 - 14:09

Hallo Zusammen,

ich habe mich gestern für Omnifocus (Ipad/Mac/Iphone) entschieden. Wie kann ich denn z.B. Kontakte direkt mit einer Aufgabe, respektive einem Projekt verknüpfen? Gemeint sind die Kontakte aus dem Adressbuch, oder geht das gar nicht?

Steffen Zörnig 20. November 2010 - 17:54

Hallo Stefan,

dieses Feature kenne ich so nur von Things. Bei Omnifocus würde man das über den Kontext lösen.

Viele Grüße
Steffen

Foodfotograf 16. Mai 2011 - 12:49

Man kann Adressen aus dem Adressbuch auf eine Aktion ziehen. Dann steht dort der Name aus dem Adressbuch und beim Anklicken öffnet sich die entsprechende Adressbuchseite. Leider funktioniert das nur auf dem Rechner, auf dem man das gemacht hat. Auf den anderen Devices hat man nur einen krytischen Vermerk.
Oder: Aus den Adressen über Bento eine Tabelle erstellen und diese in eine Aktion kopieren. Dann sind die Telefonnummern auf dem iphone anwählbar. Funktioniert, schön ist das aber nicht.

Karsten 1. Juni 2011 - 08:02

Hallo ich habe zwei Fragen.

1. Werden z.B. Anhänge von Aktionen zwischen Mac und IPad Syn?
Ich verwende MobileMe zum Syn da klappt das nicht?

2. Kann am Mac nicht die Tastenkürzel pflegen für das Ausschneiden in Mails usw.
Es kommt immer der Hinweis Andere Programme müssen erst gestartet werden.

vielleicht kann mir jemand weiter helfen?

MfG
Ks

Steffen Zoernig 3. Juni 2011 - 20:15

Hallo Karsten,

dann versuche ich die mal zu beantworten.

1. wenn ich Anhänge auf dem iPad hinzufüge, erscheinen die auch auf dem Mac. Wenn ich Anhänge normal auf ein Ticket ziehe, sehe ich sie auf dem iPad nicht, da es nur eine Verknüpfung ist. Ziehe ich den Anhang jedoch mit gedrückter ALT Taste in das ToDo so wird es auch mit dem iPad syncronisiert. Meine Erfahrung beruht dabei jedoch “nur” auf den Sync Server Dienst von OmniFocus.

2. Das Problem hatte ich auch. Wenn ich das noch richtig erinnere, musste ich dazu unter Einstellungen -> Tastatur, Tastaturkurzbefehle in der Rubrik Dienste zuerst einmal die zugewiesene Tastenkombination löschen. Danach ging es dann, dass unter OmniFocus zuzuweisen. Das scheint aber bei vielen ein Problem zu sein und es unterschiedliche Lösungen zu geben.

Hoffe das hilft Dir.

Viele Grüße
Steffen

Andreas Weiß 7. Oktober 2011 - 06:47

Hallo Karsten,
ich synchronisiere iMac, iPhone und iPad über webdav (interwaysmail). Der Anhang wird ebenfalls synchronisiert und auf dem iPad angezeigt. Bei mir sind das meist pdf-Dateien. Voraussetzung ist bereits beschriebene echte Einbindung – nicht nur die Verknüpfung.

Gibt es denn ein deutschsprachiges gutes Forum für den Austausch zu Omnifocus? Zum einen um die Arbeitsweisen und zum anderen das umfangreiche Programm besser kennen zu lernen.

Viele Grüße
Andreas

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